Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: juli 2026

Wie zijn wij

Deze website en dienstverlening zijn van Aurivian B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96750715 (BTW-nummer NL867746257B01). Voor privacyvragen bereikt u ons op info@aurivian.nl of 085 - 369 74 74. Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld; info@aurivian.nl is uw aanspreekpunt.

Twee rollen

• Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen wij zelf hoe wij gegevens verwerken van websitebezoekers, van geïnteresseerden die contact opnemen en van onze klanten (contactpersoon, facturatie en, in de toekomst, een CRM). Dit beleid gaat daarover.
• Als verwerker verwerken wij, in opdracht van onze klanten, de gegevens die zij in de door ons beheerde systemen zetten (bestanden, e-mail en gegevens van hun medewerkers). Daarvoor sluiten wij met elke klant een verwerkersovereenkomst; de klant is dan verwerkingsverantwoordelijke. Die data valt niet onder dit privacybeleid.

Welke gegevens we verzamelen

• Contactformulier: uw naam, e-mailadres, eventueel uw bedrijfsnaam en uw bericht. Meer vragen we niet.
• Serverlogs: technische gegevens zoals IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina, voor beveiliging en het correct functioneren van de site.
• Klant- en facturatiegegevens: de contact- en factuurgegevens die nodig zijn voor de overeenkomst en onze administratie.
• (Binnenkort) CRM: voor relatiebeheer kunnen wij contactgegevens en de historie van ons contact vastleggen. Zodra dat live gaat, werken wij dit beleid bij.

Cookieloze statistiek

Wij meten het gebruik van de site met Umami, een privacyvriendelijke, cookieloze statistiektool die op onze eigen infrastructuur draait. Umami slaat geen IP-adressen op en maakt geen persoonsprofielen; u wordt niet over andere sites gevolgd. Er worden dus geen tracking- of advertentiecookies geplaatst. De enige lokale voorkeur die wij bewaren is uw keuze voor een licht of donker thema; die blijft op uw eigen apparaat en is geen persoonsgegeven.

Waarvoor en op welke grondslag

• Contactformulier: om op uw bericht te reageren; grondslag: (pre)contact en gerechtvaardigd belang.
• Klant- en facturatiegegevens: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) verplichting.
• Serverlogs en beveiliging: gerechtvaardigd belang (veiligheid en continuïteit).
• Cookieloze statistiek: gerechtvaardigd belang (verbeteren van de site), zonder dat wij u kunnen identificeren.

Hoe lang we bewaren

• Contactberichten: tot 12 maanden na afhandeling; bij een lopend contact voor de duur daarvan. Eerder verwijderen kan altijd op verzoek.
• Facturen en administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Klantgegevens: voor de duur van de overeenkomst en daarna alleen wat wettelijk nodig is.
• Serverlogs: maximaal 4 weken, tenzij langer nodig in verband met een beveiligingsincident.

Met wie we ze delen

Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze niet voor marketing. Voor de kern van deze site gebruiken wij de volgende voorzieningen:

• Hostingpartij: deze website en uw contactbericht draaien op onze eigen omgeving bij OVHcloud (EU).
• E-mail: om op uw bericht te reageren gebruiken wij onze eigen e-mailvoorziening.
• Geen externe analytics-, advertentie- of profileringspartijen.

De site bevat ook een afspraakfunctie op afspraak.aurivian.nl en een chatfunctie op assist.aurivian.nl. Informatie die u daar invult en de technische gegevens die nodig zijn om die functies te laten werken, worden door die functies verwerkt. Stuur via die functies geen vertrouwelijke klantinhoud die niet nodig is voor uw vraag.

Voor de systemen die wij namens klanten beheren gelden aparte, in de verwerkersovereenkomst genoemde sub-verwerkers, zoals de door de klant gekozen EU-serverprovider (Hetzner of OVHcloud) en, bij telefonie, de telecomprovider.

Locatie en externe verwerking

De door Aurivian beheerde website, contactberichten en de standaardwerkplek kunnen op EU-infrastructuur draaien. Voor de werkplek kiest een klant tussen eigen hardware en een EU-server voor de organisatie. De Slim AI-assistent kan afgeschermd op Aurivian-hardware in Europa draaien; andere AI-inrichtingen kunnen een privé EU-omgeving of een apparaat op locatie gebruiken.

Niet elke gegevensstroom is volledig door Aurivian te bepalen. E-mailbezorging, DNS en andere gewone internetdiensten volgen hun eigen technische routes. Voor automatisering kan een extern AI-model worden gebruikt als dat vooraf is afgesproken; daarbij leggen we vast welke gegevens voor dat proces naar die dienst mogen. De voor een klant geldende verwerkingslocaties en dienstverleners staan in de afspraken voor die dienst.

Beveiliging

De verbinding met deze site is versleuteld (HTTPS/TLS). Voor klantomgevingen worden toegangsbeheer, beveiligingsmaatregelen en afspraken over back-up en herstel per omgeving vastgelegd. Wij trainen geen AI op uw gegevens. Voor een externe AI-dienst geldt de vooraf afgesproken gegevensstroom voor dat proces. Bij een onverhoopt beveiligingsincident (datalek) handelen wij conform de wettelijke meldplichten en informeren wij de betrokkenen tijdig.

Uw rechten (AVG)

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens, en om een gegeven toestemming in te trekken. Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Stuur uw verzoek naar info@aurivian.nl; wij reageren binnen een week. Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de privacytoezichthouder in uw eigen EU-land.

Cookies

Deze site gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. Zie onze Cookieverklaring voor de details.

Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De actuele versie staat altijd op deze pagina.